O teletrabalho é sem dúvida uma nova forma de trabalho à distância. E parece que veio para ficar. Mas trabalhar em casa e ser produtivo(a) exige alguma disciplina.
Por isso tome nota destas dicas essenciais para trabalhar eficazmente a distância.
Siga uma rotina matinal
Quando começa a trabalhar remotamente (teletrabalho), é entusiasmante não ter de se vestir formalmente, fazer a sua rotina de beleza e fazer a viagem até ao escritório, mas essas são as coisas que nos ajudam a acordar.
Sem uma rotina definida, pode ser mais difícil começar, por isso dispa o pijama, tome um banho, tome o pequeno almoço e dê uma volta ao quarteirão para se exercitar um pouco antes de começar a trabalhar.
Tenha um espaço só para trabalho
Pode ser uma sala inteira ou apenas um canto da sala, mas verifique que está equipado com as ferramentas e a tecnologia necessárias, além de ter um assento confortável. Esse espaço sinaliza à sua família, assim como a si próprio(a), que está a trabalhar e não deve ser distraído(a).
Trabalhar num espaço específico também envia um sinal físico ao seu corpo para se concentrar, focar e separar fisicamente o trabalho da sua vida normal, ajudando a evitar o desgaste de estar confinado em casa.
Priorize a comunicação clara
Como não pode simplesmente passar pela mesa de um colega de trabalho para fazer ou responder a perguntas, inclua todos os detalhes relevantes ao enviar e-mails e mensagens a colegas de trabalho.
Seja intencional e específico com a sua comunicação, pois o trabalho em equipa pode ser mais difícil, não estando a trabalhar presencialmente na mesma sala.
Desenvolver uma sensação de estrutura
Embora a estrutura mais flexível de trabalhar remotamente seja um grande atrativo para uma grande maioria de pessoas, também pode ser um grande obstáculo se, por exemplo, uma pessoa decide sentar-se no sofá, pois aí começa a perder a concentração.
Sem um ambiente padrão de escritório, convém criar uma estrutura para manter a motivação, como por exemplo o agendamento de comunicação com colegas, ou das próprias tarefas diárias.
Ter em consideração a ausência dos códigos não-verbais
Ao comunicar com a sua equipa, principalmente por e-mail e mensagens, pode ser difícil interpretar adequadamente o tom ou o significado de uma mensagem, o que dificulta a construção das relações de trabalho necessárias. Tenha isso em conta, tanto a escrever, como a ler as mensagens dos seus colegas.
Assuma sempre o melhor das pessoas. Tente fazer chamadas de vídeo regularmente, para esclarecer qualquer mal-entendido.
Definir limites entre si e as distrações
As distrações são a maior preocupação com o trabalho remoto, mas há coisas simples que pode fazer para ajudar, como pôr o telemóvel em silêncio ou marcar uma pausa de 15 minutos no seu horário.
A família também é uma grande distração, pois o seu cônjuge pode assumir que, como está em casa, pode fazer tarefas extras como cuidar das crianças ou ajudar na cozinha, por isso é importante lembrá-lo do seu horário de trabalho.
Use ferramentas de organização e produtividade
Quando trabalha em casa, a maior flexibilidade e a menor estrutura significam que a organização está inteiramente nas suas mãos.
Fazer um horário, que designa tempo para se afastar do ecrã e um intervalo mais longo para o almoço, ajudará a manter o foco e a aumentar a produtividade. Além disso, partilhar o seu horário com a sua equipa, ajuda a coordenar a comunicação.
Saia de casa, se necessário
Se trabalhar em casa não estiver a funcionar, isso não significa necessariamente que o teletrabalho não é para si! Experimente dar o próximo passo e saia de casa para um local com Wi-Fi.
Algumas boas opções incluem cafés, bibliotecas, salões públicos e até espaços de co-working. Ter outras pessoas por perto dá uma sensação de responsabilidade e pode simular a energia de um escritório (depois desta pandemia passar).
Esteja aberto(a) a novos métodos de trabalho e comunicação
Quando trabalha remotamente, é mais como se estivesse a trabalhar no seu próprio tempo e, em breve, provavelmente encontrará maneiras melhores e mais rápidas de realizar o seu trabalho. Faça estas sugestões à sua equipa para melhorar a sua produtividade.
As equipas remotas funcionam melhor quando os membros apontam os pontos fracos e os fortalecem. Isto pode querer dizer usar uma plataforma diferente, para comunicar ou desenvolver uma nova maneira de monitorizar o progresso.
Não deixe que horários diferentes o atrasem
O trabalho remoto muitas vezes traz ao de cima agendas diferentes e talvez até fusos horários diferentes dos membros da equipa, que podem causar falhas de comunicação e erros.
Seja proativo(a) e coordene com a sua equipa para evitar surpresas.
Identifique o horário em que produz mais.
Ninguém é 100% produtivo de manhã à noite e, especialmente em casa, a sua motivação vai oscilar. Identifique quando isso acontece e defina um horário que tenha isto em conta.
Complete as tarefas mais difíceis nos períodos mais produtivos e as mais fáceis ou mecânicas para quando sentir mais cansaço ou menos motivação.
Arranje tempo para se encontrar com colegas
Num escritório, é mais fácil estabelecer relações pessoais com colegas de trabalho durante intervalos para café, almoços, reuniões ou até mesmo conversa no elevador, e isso contribui de forma real para o trabalho em equipa.
Ao trabalhar remotamente, deve tomar a iniciativa de se encontrar com os seus colegas de trabalho pessoalmente, cara a cara, fora do horário de trabalho, ou apenas nos primeiros cinco minutos de uma teleconferência.
Continue a construir a sua rede de contactos
Um benefício de trabalhar no escritório é ter a oportunidade de contactar com os superiores hierárquicos e pessoas que podem oferecer oportunidades de aprendizagem, conexão social e até empregos.
Tente sair de casa uma vez por semana para encontrar um cliente, fazer um contacto profissional, ou frequentar uma conferência da sua área. Não pare de conhecer novas pessoas!
Prepare as refeições na noite anterior
Em casa, tem muito mais liberdade na cozinha do que no trabalho, e pode ser tentador gastar tempo a elaborar refeições deliciosas, mas isso só consome o seu tempo de trabalho.
Cozinhe e guarde a sua comida na noite anterior, como faria se tivesse de a levar para o escritório, para poder usar os seus intervalos para realmente apenas comer e não trabalhar horas extras.
Pare de trabalhar quando termina o seu horário
Quando se trabalha em casa, pode ser difícil deixarmos o trabalho de lado quando estamos confortavelmente sentados na sala de estar. Mas isso pode atrasar-nos se não tivermos tempo para recarregar baterias. Da mesma forma que mantém uma rotina de trabalho, crie algum tipo de rotina para marcar a sua entrada no horário pessoal. Pode ser tão simples quanto dar um passeio!
Espero que estas dicas a(o) ajudem nestes tempos em que a vida de todos nós mudou de um dia para o outro, por causa de um virus chamado Covid19.